Sono ben note le ragioni che, ormai da un anno a questa parte, hanno indotto il legislatore a intervenire a più riprese con diversi provvedimenti normativi.

Abbiamo familiarizzato con una Nazione suddivisa per colori, abbiamo visto susseguirsi sospensioni delle attività, restrizioni nelle modalità di lavoro, fruizioni di congedi e ferie per i dipendenti e sospensioni delle riunioni “in presenza” degli organi sociali. Nel frattempo, si è consolidata la prassi di ricorrere alle note piattaforme digitali per il normale svolgimento delle riunioni.

Mentre lo scorso anno era auspicabile un intervento normativo, finalizzato al mero rinvio del termine ordinario per l’approvazione dei bilanci, poi concretizzatosi con il noto Decreto Cura Italia, quest’anno ci troviamo a interrogarci sulla opportunità di introdurre le modalità di svolgimento a distanza, nella disciplina delle assemblee, come possibile modello a regime. L’introduzione delle “tele assemblee” nella disciplina che ne regola il funzionamento, in modo definitivo, è sicuramente il frutto di una esperienza positiva, diffusa nell’opinione comune.

Il protrarsi dell’emergenza epidemiologica da Covid-19 ha spinto il legislatore a tornare sul punto. Il D.L. 31.12.2020 n. 183 (c.d. Decreto Mille Proroghe 2021), contenente la proroga dei termini in materia economica e finanziaria, novellando l’art. 106 del D.L. 18/2020 (c.d. Decreto Cura Italia), ha confermato le modalità assembleari adottate nel 2020.

A seguito di conversione in Legge 26.02.2021 n. 21, intervenuta lo scorso 1° marzo, il Decreto Mille Proroghe 2021, all’art. 3, comma 6, ha previsto che “In deroga a quanto previsto dagli articoli 2364, secondo comma, e 2478-bis, del Codice civile o alle diverse disposizioni statutarie, l’assemblea ordinaria è convocata per l’approvazione del bilancio al 31 dicembre 2020 entro centottanta giorni dalla chiusura dell’esercizio”. Per effetto di tale proroga, diverse sono le conseguenze che si ripercuoteranno sulle assemblee dei prossimi mesi, sia con riferimento ai termini di approvazione dei bilanci, sia con riguardo alle modalità con cui le stesse si potranno svolgere, ma anche sul rinnovo delle cariche sociali e sulla nomina dell’organo di controllo in scadenza, da effettuare in sede di approvazione del bilancio.

Su quest’ultimo punto ricordiamo brevemente che il termine originariamente stabilito al 16.12.2019, per la nomina dell’organo di controllo, interno o esterno, da parte delle Srl e delle Soc. cooperative, costituite al 16.03.2019, era stato ulteriormente differito alla data di approvazione del bilancio relativo all’esercizio 2021.

L’insieme delle deroghe, riconosciute dall’originario art. 106 del Decreto Cura Italia, che viene adesso esteso anche ai bilanci 2020, prevede che:

1.       Anche le Assemblee per l’approvazione dei bilanci 2020 possano essere convocate entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio (Art. 106, comma 1) 

La disposizione, così come è stata novellata, derogando quanto previsto dagli articoli 2364, secondo comma, e 2478-bis del Codice civile, o alle diverse disposizioni statutarie, rinnova la facoltà di convocare l’assemblea ordinaria per l’approvazione del bilancio, entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio, in luogo dell’originario termine di 120 giorni.

Il maggior termine di 180 giorni è usufruibile da tutte le società, non sono necessarie le “particolari esigenze” generalmente richieste per usufruire della proroga. Tale facoltà è giustificata dalle obiettive situazioni di difficoltà operative con cui gli operatori devono quotidianamente confrontarsi, tenendo conto, inoltre, delle novità legislative che impattano sui bilanci (basti pensare, ad esempio, ai possibili intrecci sulla disciplina relativa alla sospensione delle perdite, la rivalutazione delle immobilizzazioni e i riallineamenti).

Quella di usufruire del termine più ampio, rimane comunque una facoltà, che potrà portare, per le seconde convocazioni, all’approvazione dei bilanci 2020 nel mese di luglio; ci saranno, invece, società che decideranno di convocare l’assemblea anche nei termini ordinari, ovvero in una data antecedente al 29 giugno 2021, al ricorrere di talune esigenze, come ad es. la distribuzione di dividendi.

2.       Si possa ricorrere alle modalità di intervento e di esercizio del diritto di voto a distanza (art. 106, commi 2, 3, 4, 5, 6)

Con l’avviso di convocazione delle assemblee, ordinarie o straordinarie, tutte le società (società per azioni, le società in accomandita per azioni, le società a responsabilità limitata, le società cooperative e le mutue assicuratrici) hanno la possibilità di prevedere, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie, l’espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza e l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione. È prevista altresì la facoltà di svolgere l’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, anche esclusivamente, sempre che garantiscano:

• l’identificazione dei partecipanti;
• la loro partecipazione;
• l’esercizio del diritto di voto;

senza la necessaria presenza nel medesimo luogo del presidente, del segretario o del notaio.

Il decreto prevede inoltre delle regole specifiche per singole tipologie di società interessate.

3.       La possibilità di ricorrere alla decisione scritta dei soci di Srl, anche se lo statuto non lo prevede (art. 106, comma 3)

Le società a responsabilità limitata possono consentire che l’espressione del voto avvenga mediante metodi diversi da quello assembleare, ovvero attraverso la consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto, anche in deroga a quanto previsto dall’art. 2479, quarto comma, del Codice civile o alle diverse disposizioni statutarie.

Tali metodi potranno essere utilizzati anche quando:

• non siano previsti dall’atto costitutivo;
• a decisione riguarda modifiche dell’atto costitutivo, il compimento di operazioni che comportano una sostanziale modificazione dell’oggetto sociale o dei diritti dei soci, oppure la riduzione del capitale di oltre un terzo in conseguenza di perdite;
• sia richiesto da uno o più amministratori o un numero di soci che rappresentano almeno un terzo del capitale sociale.

4.       Alcune società (come ad es. le società con azioni quotate) obblighino alla partecipazione in assemblea esclusivamente tramite un Rappresentante designato, anche ove lo statuto disponga diversamente (art. 106, comma 4)

Le società con azioni quotate possono prevedere che l’intervento in assemblea avvenga tramite il rappresentante designato, così come previsto e disciplinato dall’art. 135-undecies del TUIF (Testo unico delle disposizioni in materia di intermediazione finanziaria). L’avviso di convocazione dovrà prevedere che la partecipazione alle assemblee, ordinarie e straordinarie, si svolga esclusivamente tramite il rappresentante designato, con possibilità di conferire allo stesso deleghe o subdeleghe. La delega dovrà contenere le istruzioni di voto su tutte o alcune proposte all’ordine del giorno, ed è conferita mediante la sottoscrizione di apposito modulo. Il documento informatico di delega potrà essere sottoscritto anche in forma elettronica. Inoltre, il rappresentante designato è tenuto a comunicare l’eventuale conflitto d’interessi che, per conto proprio o di terzi, abbia rispetto alle proposte di delibera; ulteriori obblighi di riservatezza, sul contenuto delle istruzioni di voto, dovranno essere rispettati anche dai suoi dipendenti e ausiliari. Tali disposizioni sono applicabili anche alle assemblee degli obbligazionisti per le società con azioni quotate.

La facoltà di designare un rappresentante designato è stata estesa dal Decreto anche alle società ammesse alla negoziazione su un sistema multilaterale di negoziazione e alle società con azioni diffuse fra il pubblico in misura rilevante.

Le banche popolari, le banche di credito cooperativo, le società cooperative e le mutue assicuratrici possono designare per le assemblee il rappresentante designato, anche in deroga alle disposizioni di legge e statutarie, laddove prevedano dei limiti al numero di deleghe conferibili ad uno stesso soggetto. Il termine, per il conferimento della delega, viene fissato al secondo giorno antecedente la data di prima convocazione dell’assemblea.

Per le società a controllo pubblico, così come definite per Legge, l’applicazione di tali disposizioni ha luogo nell’ambito delle risorse finanziarie e strumentali disponibili a legislazione vigente e non comporta nuovi, o maggiori, oneri per la finanza pubblica.

Carmelo Molica
TL Partners